La différence entre la Gestion Electronique de Documents (GED) et l’archivage électronique

A cause de leurs ressemblances, il est souvent difficile de différencier la gestion électronique de documents et le système d’archivage électronique. Néanmoins, ce sont des processus qui disposent des définitions, finalités, usages et fonctionnalités fondamentalement différentes. Il est alors nécessaire de faire une analyse approfondie afin de comprendre exactement la différence entre ces deux systèmes. Et à l’issue de cette analyse, vous pourrez aussi constater que ce sont des outils qui sont souvent complémentaires, au-delà de leurs diversités. Notamment, dans la mesure où ils permettent une gestion efficace de l’information dans une entreprise, ce sont des outils indispensables dans le cadre d’une démarche de dématérialisation des processus métiers.

GED et SAE, des outils de recherche et de gestion

Si on n’est pas un expert dans le domaine, on peut constater, d’un seul coup d’œil, que la gestion électronique des documents ou GED et le système d’archivage électronique ou SAE sont des mêmes dispositifs. En effet, leur fonctionnement global est similaire, se connectant à partir d’une interface pour ensuite avoir accès à un outil de recherche de documents numériques. Cependant, l’objectif d’une GED et d’un SAE est complètement différent. La GED est un système de gestion qui sert à gérer des flux documentaires permettant de décrire et de classer des documents. Quant au SAE, il s’agit d’un système de maintien qui consiste à conserver l’information afin de garantir sa disponibilité, sa confidentialité, son intégrité et sa pérennité.

Principe de la GED

Le principal objectif de la gestion électronique des documents est de simplifier l’accès au document recherché et de faciliter le partage de l’information. C’est donc un parfait outil pour gérer les documents et les données d’une entreprise au quotidien, aussi bien pour la conduite des affaires que pour le travail collaboratif. Ainsi, si la GED est bien conçue, elle pourra être très bénéfique pour l’entreprise, d’où la nécessité de faire appel à un professionnel comme Syleg pour sa conception. En effet, elle pourra faciliter les recherches et les partages pour les collaborateurs, tout en simplifiant la procédure d’accès aux données.

Principe du SAE

Le système d’archivage électronique est un outil qui permet de garantir la confiance dans les documents et de respecter les normes en vigueur qui y sont relatives. Autrement dit, il sert à sécuriser les données et de préserver cette sécurité, tout en respectant la confidentialité afin de fournir aux utilisateurs autorisés un environnement bien sécurisé sur l’ensemble des documents électroniques. Une mission que la GED ne pourra pas accomplir, alors qu’une entreprise doit pouvoir apporter la preuve en cas de litige ou de vérification de l’administration. Le SAE est donc très important dans la mesure où c’est en lui que repose l’intégrité et la sécurité de l’entreprise en matière de document électronique.

Bref, la Gestion Électronique des Documents et le Système d’Archivage Electronique sont des outils bien différents. L’objectif de la première étant de faciliter l’activité de l’entreprise et celui du second de la sécuriser. Mais il serait bénéfique pour une entreprise d’adopter et d’intégrer ces deux éléments dans sa stratégie d’organisation des documents, en recourant au service d’un expert.