Comment comptabiliser les frais de restaurant en Belgique ?

frais de restaurant

Toute société belge peut faire face à des notes de restauration. Ces dernières peuvent être engagées par les dirigeants ou les employés au moment des missions ou pour accueillir des prospects ou des clients. Un enregistrement comptable spécifique devra être en effet appliqué en fonction de la nature de la charge. Ce dossier vous fera le point sur la méthode de saisie comptable des frais de restaurant.

Enregistrer les frais de restauration supportées au moment d’une mission

Les dépenses engagées à la restauration et plus généralement les notes de mission du salarié comme le transport, le logement ou encore la nourriture doivent être traités dans un compte relatif aux charges externes. Plus précisément, ces comptes doivent figurer dans le compte de la classe 62 ou dans le compte 6256 propre aux missions.

En pratique, le cabinet comptable à Ixelles, Ixelles et à Bruxelles comptabilise une note de restauration quand elle est facturée et versée directement par la société. Dans ce cas, le compte 6256 et le compte 44566 sont à débiter. Ce dernier est approprié au compte sur la TVA déductible sur autres biens et services. Par contre, il faut créditer le compte 401 propre aux fournisseurs.

Au moment du versement de la note de restaurant, il faut débiter le compte 401 et créditer le compte de trésorerie de l’entreprise.

Fiscalement, chaque frais de réception et de restauration ouvre droit à une récupération de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Pour cela, toutes les dépenses que l’entreprise a engagées doivent être classées dans l’intérêt propre à la société.

Pourtant, quand la somme globale n’excède pas le seuil imposé, le restaurateur n’est pas contraint de délivrer un reçu avec l’identité précise de la structure. La mention manuscrite comme le nom et l’adresse de la société ainsi que le nom des personnes ayant participé à la réception est indispensable. Cela permet favorablement de justifier le caractère professionnel de la note.

Quand le repas semble très coûteux, le responsable du restaurant doit remettre à la société une sorte de facture. Globalement, cette dernière doit figurer toutes les annotations imposées par la loi. Les notes de restaurant doivent être justifiés d’une somme raisonnable pour être déductibles des résultats imposables.

Traiter les frais de restaurant en cas d’invitation client

Quand les clients d’une structure ou des prospects sont invités à se restaurer, dans ce cas, il est essentiel de se servir du compte des charges externes. En pratique, le comptable à Ixelles utilise le plus souvent le compte 6257 sur les réceptions.

Pour comptabiliser une note de restaurant provenant d’un client ou de prospect, le comptable expert débite le compte 6257 sur les réceptions. Il débite aussi le 44566 sur la TVA déductible sur autres biens et services. En contrepartie, il crédite le compte 401.

Puis, quand la facture est réglée entièrement, le débit du compte 401 sera à débiter et le compte 513 ou le compte 53 associé à la caisse sera à créditer.

Pour les frais de faible montant, il convient de mentionner dans la facture l’identité de chaque bénéficiaire du repas d’affaires.