Ajouter une signature électronique aux documents

La signature électronique se démocratise et occupe une place de plus en plus prépondérante au sein des entreprises. Elle s’intègre dans le cadre d’une mutation globale qui vise à moderniser les processus de travail et d’améliorer la productivité des entreprises.

Comment signer électroniquement ?

Avant de signer un document électroniquement, il faut impérativement disposer d’un certificat électronique et d’un logiciel de signature électronique.

Certains logiciels de messagerie et outils bureautiques intègrent nativement l’outil de signature électronique. Dans ce cas il est possible d’utiliser cette fonctionnalité pour signer les documents. Si ce n’est pas le cas, il faut penser à acquérir un logiciel de signature auprès des entreprises spécialisées dans l’édition de ce type de solutions.

Comment vérifier l’authenticité d’un document signé électroniquement ?

Les destinataires des documents électroniquesdoiventvérifier la validité de la signature électronique apposée sur ces documents. Cela permet de vérifier l’intégrité du document et l’identité du signataire.

Afin de vérifier une signature, il faut disposer d’un logiciel de lecture des documents comme les logiciels de la collection Adobe, les logiciels de messagerie comme Thunderbird et Outlook et les logiciels de la collection Microsoft. Ces logiciels intègrent des fonctions natives de vérification de la qualité de la signatureélectronique.

Il faut savoir qu’une signature électroniquepour qu’elle soit valide, elle doit remplir les conditions suivantes :

  • Le certificatélectronique utilisé avec elle est valide
  • Le contenu du document n’a pas été modifié. D’ailleurs c’est l’un des objectifs pour lesquels la signatureélectronique est utilisé qui est la protection des informations échangées contre toute modification

Les logiciels d’application utilisés vous avertissent dès qu’ils constatent que la signature n’est pas valide.

Conservation des informations signées électroniquement

De la même façon que la signature électronique permet l’authentification des documents, elle doit aussi permettre la leur conservation de manière à les restituer facilement des années après. La signature électronique doit rester lisible sur une longue durée. Elle doit permettre aussi une vérification ultérieure de sa qualité.

Il est important alors de pouvoir archiver les données informatiques et les signatures électroniques dans des coffre forts électroniques pendant nombreuses années et de les restituer comme elles ont été produites au début.

Un autre point important à prendre en considération est bien évidemment l’horodatage des données singes électroniquement. Cela permet ultérieurement de savoir la date exacte de l’utilisation du certificat électronique par le signataire et de vérifier sa validité au moment de la signature.

Contrairement aux documents signés à la main, les documents singés électroniquement sont tous originaux et ont la même valeur juridique que le fichier de départ.